Sähköposti on tämän päivän keskeinen työkalu ja samalla demoni, joka haukkaa rutkasti työaikaa. Miten otat sähköpostin haltuun ja organisoit työpäiväsi ja tehtäväsi niin, että selviydyt tehtävänäsi olevista töistä liikaa itseäsi kuormittamatta? ToimistoSisseiltä löytyy nyt avaimet tähän. Tule mukaan työtäsi tehostavaan koulutukseen!

Tehokas ajankäyttö ja kyky organisoida tehtäviä ovat avainasemassa, kun tavoitellaan hyviä tuloksia ja työssä viihtyvyyttä. Aikaa ei voi hallita, mutta omaa ajankäyttöä voi ja kannattaa hallita. Sillä, miten tehokkaasti ja järkevästi aikansa käyttää, on suuri merkitys tuottavuuteen ja työssä viihtyvyyteen. Tehokas ajankäyttö ei ole sitä että tehdään enemmän, vaan tehdään järkevämmin – tehdään asioita tietoisesti.

Saat koulutuksesta käyttöösi Avainnipun eli 6 sivua sisältävän tiedoston, jossa kerrataan jokaisen käsitellyn ongelman ratkaisu ja pääset soveltamaan koulutuksessa opittuja menetelmiä jo heti työpisteellesi palattuasi.

Niksejä sähköpostin hallintaan:

1. Siivoa inbox. Aloitetaan sähköpostin hallinta siivoamalla inbox vanhoista viesteistä.

2. Rakenna pato. Ihmiset lähes musertuvat jatkuvan viestitulvan alla. Voit kuitenkin itse vaikuttaa siihen, paljonko viestejä sinulle tulee. Opetellaan rakentamaan pato, jolloin tulevien viestien määrä vähenee.

3. Sähköpostietiketti. Epäselvät viestit johtavat siihen, että tärkeitä viestejä ymmärretään väärin tai niitä ei edes avata. Sähköpostietiketti opettaa kirjoittamaan sellaisia viestejä, jotka avataan ja joihin myös vastataan.

4. Taltuta sähköpostiuteliaisuus. Ihmiset keskeyttävät työnsä useita kertoja tunnissa käydäkseen inboxilla. Opitaan taltuttamaan sitä uteliaisuutta, ja vaalimaan tärkeää keskittymisen tilaa, jolloin työnteko on tehokasta ja laatu korkea.

5. Arkistoi järkevästi. Opetellaan arkistoimaan tärkeät viestit niin, että ne löytyvät aina helposti. Käyttämällä arkistointia järkevästi vapautuu myös muistikapasiteettia ja saadaan mielenrauhaa.

6. Sähköpostirutiini. Opetellaan viestien käsittelemiseen tehokas rutiini, jonka avulla sähköposti vie enää vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua.

Niksejä ajanhallintaan:

1. LAPA-menetelmä LAPA-menetelmän avulla varmistat, että kaikki tärkeät tehtävät tulevat tehdyksi, eikä tehtäviä viivästy tai unohdu.

2. Viisi askelta tehokkaaseen kokoukseen. Turhat, liian pitkät ja tehottomasti vedetyt kokoukset syövät tehokkuutta, vaikeuttavat asioiden eteenpäin viemistä ja imevät työmotivaatiota. Opitaan pitämään tehokkaita kokouksia.

3. Vältä keskittymisen sudenkuopat. On käytäntöjä, joiden kuvitellaan parantavan keskittymistä, vaikka ne vaikeuttavat sitä, syövät tehokkuutta ja aiheuttavat stressiä. Opitaan, miten vältetään keskittymisen yleiset sudenkuopat.

4. Eroon viivyttelystä. Viivyttely on yksi suurimpia tuottavuuden ongelmia ja stressin aiheuttajia. Käydään läpi kolmen askeleen prosessi, jonka avulla opitaan eroon viivyttelystä.

5. Rutiinit työpäivän avuksi. Kun luot itsellesi työpäivää helpottavia rutiineja, tulee niistä automaattinen osa päivää. Silloin työpäivät tehostuvat ja vapautuu paljon energiaa.

6. Varmista riittävä energiataso. Parhaatkin suunnitelmat ja tehokkaimmatkin rutiinit menevät käytännössä hukkaan, jos energiataso on alhaalla ja puhti poissa. Käydään läpi keinoja korkean energiatason varmistamiseksi.